Okify

Términos y Condiciones

Mediante el presente documento, OKIFY PROPTECH SOLUTIONS, S.L. pone en conocimiento del cliente (usuario) las condiciones generales de prestación de los servicios que se indicarán más adelante.


1.- IDENTIFICACIÓN DEL PRESTADOR DE SERVICIOS:

El prestador de servicios es la mercantil OKIFY PROPTECH SOLUTIONS, S.L. (en adelante, OKIFY), con CIF B-67627539, domicilio social en: Calle Vilamarí, núm. 130 – 08015 – Barcelona, inscrita en el Registro Mercantil de Barcelona, Tomo 47342 , Folio 61, Sección 8, Hoja B-549058.


2. REGISTRO DEL USUARIO:

Para utilizar el Sitio y poder beneficiarse de los servicios prestados por OKIFY el Usuario debe registrarse y crear una cuenta de usuario en el portal https://okify.es/

Al abrir la Cuenta de Usuario, debe proporcionar la información requerida para poder abrir su Cuenta de Usuario. El tratamiento de los datos personales que nos facilite se regirá de conformidad con la información facilitada en nuestra política de privacidad y mediante el contrato de encargado del tratamiento que consta como ANEXO I.

La Cuenta de Usuario están reservados exclusivamente a los usuarios a empresas debidamente inscrita en el Registro Mercantil competente o a empresarios individuales.

En caso de que el Usuario no cumpla con las condiciones establecidas en las presentes condiciones generales de uso, se le prohibirá el acceso y uso del Sitio y la Cuenta de Usuario. OKIFY se reserva el derecho de suspender temporal o permanentemente cualquier Cuenta de Usuario.

El Usuario reconoce y acepta mantener como confidenciales el nombre de usuario y la contraseña utilizados para acceder a su cuenta y no deben ser compartidos ni transferidos a ninguna persona o entidad, de ninguna forma.

El Usuario es el único responsable de su Cuenta de Usuario y de su uso.


3. CIERRE DE CUENTA DE USUARIO POR INACTIVIDAD

El Usuario acepta el cierre de su Cuenta de Usuario después de un período de inactividad de 1 año. Se entenderá por inactividad la falta de acceso a la cuenta durante este periodo o el acceso a la misma sin subir nueva documentación. OKIFY, notificará al Usuario el cierre de su cuenta 15 días antes de proceder al mismo mediante el email que conste en la plataforma.


4. SERVICIOS PRESTADOS. PRECIO

OKIFY, prestará por cuenta del Usuario los servicios de alta, bajo o cambio de titularidad en suministros del hogar (agua, gas, electricidad, teléfono e internet), así como la gestión de seguros de impago y del hogar a los clientes de la inmobiliaria.

Las ofertas de los proveedores, así como el estado de tramitación de las gestiones realizadas podrán consultarse en la plataforma puesta a disposición del Usuario.

El servicio ofrecido por OKIFY al Usuario es totalmente gratis ya que obtiene su remuneración por parte de los proveedores de servicios y aseguradoras a través de los acuerdos que mantienen con OKIFY.


5. RELACIONES ENTRE OKIFY Y LA INMOBILIARIA:

OKIFY, es un mero intermediario entre la inmobiliaria y las compañías prestadoras de los servicios indicados en el anterior apartado, por lo que no asume ninguna responsabilidad sobre los servicios prestados por las compañías suministradoras o de seguros, puesto que OKIFY no es parte en los contratos que se suscriban entre dichas compañías y el usuario final.


6. RESPONSABILIDAD EN EL USO DEL SITE:

Véase Aviso Legal.


7. COMPAÑÍAS SUMINISTRADORAS Y ASEGURADORAS:

OKIFY, no tiene la obligación contractual de trabajar de manera exclusiva con una o varias compañías suministradoras o de seguros. Será el usuario final el que, una vez recibidas las propuestas por parte de OKIFY, y después de leer todas las condiciones generales y especiales del contrato propuesto por el proveedor decida contratar o no con la compañía que se trate.

En caso de que OKIFY no pueda proporcionar una oferta al usuario final que se ajuste a sus necesidades, en el plazo máximo de 15 días desde que se dispone de la información necesaria, ni la inmobiliaria ni el usuario final podrán reclamar responsabilidad alguna a OKIFY.


8. JURISDICCIÓN COMPETENTE Y LEY APLICABLE:

Para cualquier controversia que pudiera surgir a raíz de la prestación de los indicados servicios serán tribunales competentes lo de la ciudad de Barcelona, siendo la ley aplicable la española.


ANEXO I – CONTRATO DE ACCESO A DATOS POR CUENTA DE TERCEROS.

El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO (LA INMOBILIARIA) ha contratado los servicios del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO (OKYFY PROPTECH SOLUTIONS, S.L.) y que más adelante se detallan. De conformidad con el artículo 28 del REGLAMENTO (UE) 2016/679, de 27 de abril de 2016 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la Protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de los mismos, y el artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, ambas partes convienen en suscribir el presente Contrato el cual aceptan expresamente y de acuerdo a las siguientes CLÁUSULAS:

I.      Objeto del encargo

Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad OKIFY PROPTECH SOLUTIONS, S.L., encargada del tratamiento, para tratar por cuenta de LA INMOBILIARIA, responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio de: cambio, baja y alta de suministros, gestión de seguros del hogar y seguros de impago, cambio, baja y alta de compañía de teléfono e internet.

El tratamiento consistirá en: Prestación de servicios de cambio, baja y alta de suministros, cambio, baja y alta de compañía de teléfono e internet y/o búsqueda y gestión de seguros de impago (mediante la creación de perfiles de riesgo de impago) y del hogar para inquilinos y propietarios.

Concreción de las operaciones a realizar: recogida; registro; estructuración; modificación; conservación; consulta; comunicación por transmisión; cotejo.

La prestación de los servicios se realizará en los locales del encargado del tratamiento. Asimismo, el encargado del tratamiento puede incorporar datos del responsable del tratamiento en sus sistemas.

II.     Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo LA INMOBILIARIA, responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad OKIFY PROPTECH SOLUTIONS, S.L., encargada del tratamiento, la información que se describe a continuación:

a)     Datos identificativos y económicos de los propietarios y arrendatarios y, en su caso, de avalistas (DNI, nombre y apellidos, domicilio, contrato de alquiler, teléfono, email, IBAN, IRPF, nóminas, facturas suministros)

III.   Duración

La duración del presente acuerdo es: Sujeto a contrato de prestación de servicios.

IV.   Obligaciones del encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento, y todo su personal se obliga a:

a)     Utilizar los datos personales objeto del tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

b)    Tratar los datos de acuerdo a las instrucciones del responsable del tratamiento.

Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembro, el encargado informará inmediatamente al responsable.

c)     Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de cada responsable, que contenga:

1.      El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.

2.     Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.

3.     En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en su caso, de las transferencias indicadas en el artículo 49, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.

4.     Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:

i.       La seudonimización y el cifrado de datos personales.

ii.     La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

iii.    La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

iv.    El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

d)    No comunicar datos a terceras personas (incluidas las transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales), salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.

El encargado puede comunicar datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembro que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que el Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

e)     No se autoriza al encargado para subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato y que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado. Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con una antelación de 30 días, indicando los tratamientos que se pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido. El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad, etc.) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

f)      Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

g)     Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometen de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.

h)    Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.

i)      Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

j)      Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

1.      Acceso, rectificación, supresión y oposición.

2.     Limitación del tratamiento.

3.     Portabilidad de los datos.

4.     A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección indicada por el responsable. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

k)     Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.

l)      Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:

El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso, antes del plazo máximo de 24 horas las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de la que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Esta comunicación se realizará de la siguiente forma: enviando un correo electrónico a la dirección que indique el responsable.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella, se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

1.      Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.

2.     El nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos o del otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.

3.     Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.

4.     Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

m)   Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.

n)    Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

o)    Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

p)    Implantar las medidas de seguridad siguientes:

                  Medidas de seguridad de acuerdo con la evaluación de riesgos realizada por el responsable del tratamiento, en fecha 13/11/2020:

1.      Entorno seguro: los locales donde se tratan los datos deben contar con medios mínimos de seguridad como extintores, alarmas, etc.

2.     Las funciones y obligaciones de cada uno de los usuarios o perfiles de usuario con acceso a datos y a los sistemas estarán claramente definidas y documentadas.

3.     Control de acceso: el personal sólo accederá a aquellos datos y recursos que precise para el desarrollo de sus funciones. Se deberán establecer mecanismos para evitar que un usuario pueda acceder a recursos con derechos distintos de los autorizados.

4.     Identificación y autenticación: se establecerá un sistema que permita la identificación inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información, y la debida autenticación para verificar la identidad del usuario.

5.     Almacenamiento seguro de soportes y documentos: los dispositivos de almacenamiento de los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura, mediante llaves u otros medios similares.

6.     Software anti-malware: en los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema anti-malware que evite, en la medida de lo posible, el robo y la destrucción de la información y datos.

7.     Copias de respaldo: se realizarán copias de respaldo periódicamente, en función del volumen y de la frecuencia de actualización de los datos.

8.     Destrucción y reutilización de equipos y soportes: los desechos informáticos, de cualquier tipo, que puedan contener datos personales, deberán ser eliminados o destruidos de forma segura para garantizar que no se va a poder acceder a ellos.

9.     Traslado seguro de soportes y documentos: cuando los soportes y/o documentos salgan fuera de los locales de tratamiento, se adoptarán las medidas necesarias para impedir la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante el transporte.

10.   Acceso a través de redes de comunicaciones: los accesos a los datos de carácter personal realizados a través de redes de comunicaciones, sean o no públicas, deberán realizarse de forma segura.

En todo caso, deberá implantar mecanismos para:

1.      Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

2.     Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

3.     Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

4.     Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

q)    Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.

r)     Destino de los datos una vez finalice la prestación de los servicios:

                  Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

V.    Obligaciones del responsable del tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento:

a)     Entregar, o permitir el acceso, al encargado los datos a los que se refiere la cláusula II de este documento.

b)    En su caso, realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.

c)     Realizar las consultas previas que corresponda.

d)    Velar, de forma previa y durante el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.

e)     Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

f)      Informar a los interesados sobre el tratamiento de datos realizado de conformidad con lo establecido en el art. 13 y concordantes del RGPD y, en particular, sobre la elaboración de perfiles de riesgo de impago, de conformidad con lo establecido en el art. 22 RGPD y 11.2 g) LOPDyGDD.

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